Zásady zpracování osobních údajů

Společnost META, o.p.s. - Společnost pro příležitosti mladých migrantů zpracovává osobní údaje svých klientů v rámci své činnosti. Zásady o zpracování osobních údajů informují klienty o nakládání a zpracování osobních údajů a o právech, které mají vztah k takovému zpracování.

Zpracování osobních údajů na základě:

1) Semináře/školení
za účelem plnění smluv (metodická podpora, semináře, e-learning apod.);
• zpracováváme: jméno, příjmení, kontaktní údaje, adresu, datum narození;
• dobrovolně poskytnuté údaje (marketingová sdělení, newslettery, pozvánky apod.).

2) Poradenské činnosti
za účelem plnění smluv (konzultace, poradenství pracovní a ve vzdělávání, apod.);
• zpracováváme: jméno, příjmení, kontaktní údaje;
• dobrovolně poskytnuté údaje (marketingová sdělení, newslettery, pozvánky apod).

3) Poradenské činnosti pro cizince
za účelem plnění smluv (konzultace, poradenství pracovní a ve vzdělávání, kurzy češtiny, komunitní tlumočníci apod.);
• zpracováváme: jméno, příjmení, státní příslušnost, datum narození, kontaktní údaje, adresu, pohlaví, dosažené vzdělání, zemi původu;
• dobrovolně poskytnuté údaje (marketingová sdělení, newslettery, pozvánky apod).

4) Doprovodné akce
za účelem plnění smluv (konzultace, poradenství pracovní a ve vzdělávání, workshopy, akce s dobrovolníky apod.);
• zpracováváme: jméno, příjmení, státní příslušnost, kontaktní údaje;;
• dobrovolně poskytnuté údaje (marketingová sdělení, newslettery, pozvánky apod.).

Doba zpracování osobních údajů

Pro účel uzavření a plnění smlouvy zpracovává Správce osobní údaje po dobu nezbytnou pro uzavření a plnění smlouvy, zejm. po dobu poskytnutí služby a povinné archivace. Společnost META je jako správce v rámci svých neziskových aktivit příjemcem dotací na jednotlivé projekty z veřejných fondů. Jednou z podmínek obdržení dotace je archivace dokumentů ke každému projektu po dobu 10 – 15 let v závislosti na poskytovateli dotace.

Pro účel zasílání obchodních sdělení a pro účely marketingové a reklamní zpracovává Správce osobní údaje max. po dobu jednoho roku od jejich shromáždění.

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu subjektu údajů, má subjekt údajů kdykoliv možnost svůj souhlas se zpracováním odvolat, a to zasláním elektronické zprávy na adresu info@meta-ops.cz. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů, které provádí Správce na základě jiného právního titulu, zejm. za účelem plnění smlouvy, nebo zákonnost zpracování, které bylo založeno na souhlasu do okamžiku jeho odvolání.

Příjemci osobních údajů

Osobní údaje Správce s nikým nesdílí a neposkytuje je žádným třetím osobám.

Příjemci osobních údajů jsou donoři realizovaných projektů, kterým jsme povinni předávat základní informace o účastnících projektu. Našimi donory jsou Evropská unie, Ministerstvo vnitra ČR, Magistrát hlavního města Prahy, Ministerstvo školství mládeže a tělovýchovy.

Zaměstnanci i zpracovatelé (používáme informační systémy ARUM společnosti binBoat s.r.o., WEDOSdisk společnosti WEDOS Internet, a.s., a osobní údaje pro nás také zpracovává účetní) jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení vašich osobních údajů. Bez vašeho výslovného souhlasu nebudou vaše osobní údaje předány žádné jiné třetí straně.

Způsob zpracování osobních údajů

Správce a případně jeho zpracovatelé osobní údaje zpracovávají manuálně (v tištěné a elektronické podobě) a elektronicky automatizovanými prostředky.

Subjekt údajů má následující práva:

  • Právo na přístup k osobním údajům

Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, je mu Správce povinen předat informaci o účelu zpracování osobních údajů, osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji, povaze automatizovaného zpracování v souvislosti s jeho využitím pro rozhodování, jestliže jsou na základě tohoto zpracování činěny úkony nebo rozhodnutí, jejichž obsahem je zásah do práva a oprávněných zájmů subjektu údajů, příjemci, případně kategoriích příjemců.
Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.

  • Právo žádat vysvětlení a opravu

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že Správce nebo některý jeho zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat Správce nebo zpracovatele o vysvětlení, nebo může požadovat, aby Správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav; zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.

Práva subjektu údajů od 25. května 2018

Dne 25. května 2018, vstoupí v účinnost Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen “Nařízení”). Od platnosti Nařízení má subjekt navíc následující práva:

  • Rozšířené právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo získat od Správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely zpracování;
- kategorie dotčených osobních údajů;
- příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;
- plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
existence práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
- právo podat stížnost u dozorového úřadu;
- veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů.

Subjekt údajů má dále právo žádat od Správce kopii zpracovávaných osobních údajů, nebudou-li tím nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Za další kopie na žádost subjektu údajů může Správce účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob.

  • Právo na opravu

Subjekt údajů má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

  • Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)

Subjekt údajů má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají. Správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
- subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
- subjekt údajů vznese námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu;
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky;
- osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě souhlasu, který udělilo dítě.

Právo na výmaz není absolutní právo, které by subjektu údajů dávalo možnost žádat kdykoli a za jakékoli situace o vymazání osobních údajů. Nelze např. v rámci práva být zapomenut žádat likvidaci všech osobních údajů např. při ukončení zaměstnání či poskytování finančních služeb, jelikož na správce se vztahují povinnosti o dalším uchování některých osobních údajů.

  • Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů má právo na to, aby Správce omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:
- subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
- zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
- Správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

  • Právo na přenositelnost osobních údajů

Právo na přenositelnost je zcela nové právo subjektu údajů, jehož podstatou je možnost za určitých podmínek získat osobní údaje, které se ho týkají a jež správci poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu původní správce bránil. Zároveň má subjekt údajů, pokud požádá, i právo na to, aby správce předal jeho osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu jinému správce, je-li to technicky proveditelné.

Společné podmínky k aplikaci práva na přenositelnost:
- musí jít o zpracování založené na právním důvodu souhlasu či smlouvě;
- zpracování se provádí automatizovaně.

Výkonem práva na přenositelnost nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

  • Právo vznést námitku

Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě právních důvodů:
- zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen,
- zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.

Správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Námitku lze vznést i proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo profilování. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

  • Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí, vč. profilování

Toto právo zajišťuje subjektu údajů, že nebude předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká. Jinými slovy, jde o zajištění, aby se o právních účincích nerozhodovalo automatizovanými postupy bez lidského zásahu, kromě možných výjimek.

Automatizované rozhodování je přípustné v případě, kdy je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem, pokud je povoleno právem EU nebo členským státem nebo pokud je založeno na výslovném souhlasu subjektu údajů.

Nelze tak například automatizovaně pokutovat řidiče překračující rychlost, aniž by pokutu nepřezkoumal člověk.

Zákaz automatizovaného individuálního rozhodování je stanoven i v § 11 odst. 6 současného zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

  • Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Subjekt údajů má právo podat stížnost proti zpracování svých osobních údajů Správcem u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7.

Kontaktní údaje Správce

META, o.p.s. – Společnost pro příležitosti mladých migrantů
Adresa: Ječná 17, Praha 2, 120 00
Email: info@meta-ops.cz
Telefon: +420 773 304 464